Настраиваем архивацию писем в Outlook
Настройка архивации outlook за минуту
Настройка архивации outlook за минуту
Добрый день уважаемые читатели и гости блога, продолжаем наше изучение почтовых программ. На своей практике я их видел огромное количество, и могу точно сказать, что лучшим толстым клиентом (это тот, что установлен у вас локально на компьютере) является microsoft outlook, да да именно он, так как кроме него с большим количеством писем, никто стабильно работать не может, так что не пишите мне тандерберд. В прошлый раз мы с вами решили проблему с нерабочим поиском, сегодня же раздерем как в outlook настроить архивацию, поехали.
Архивация outlook, для чего это нужно
Прежде, чем мы разберем сам процесс архивация, я бы хотел вас с ним поближе познакомить. Основным назначением данной функции является отделение старых писем от основного профиля почты (файл ost или pst), так как он имеет ограничения на размер и перенос их в отдельный файл-архив.
Как настроить архивацию outlook
Теперь переходим от теории к практике, я рассмотрю на примере Microsoft Office 2016, но все действия будут в полной мере применимы и для других версий. Открываем программу и переходим в пункт “Файл”
Переходим в параметры
Далее в открывшемся окне вы находите вкладку “Дополнительно”, на ней будет кнопка “Настройка архивации”
Вот основные настройки, позволяющие организовать автоматическую архивацию outlook:
- Архивировать каждые > количество дней по истечении которых будет запускаться новое задание
- Архивировать или удалять старые элементы > ниже задаете срок, я поставил 12 месяцев
- Куда перемещать, по умолчанию это будет файл archive1.pst и будет он лежать рядом с основным файлом почты, но есть возможность и навсегда удалять элементы, для этого выберите соответствующую опцию.
Если зайти в инструменты аутлука в “Параметры почтового ящика”, то там вы сможете обнаружить два интересных пункта:
- Очистить почтовый ящик
- Удалять старые элементы
Выбрав пункт “Очистить почтовый ящик” вам будет дана возможность произвести автоархивацию в ручном режиме, не дожидаясь следующего автоматического запуска.
Если выбрать пункт “Удалять старые элементы”, то вы сможете выбрать дату на момент которой сможете запустить процесс архивации папки или папок.
Как видите все настройки очень простые, главное знать и помнить, где они находятся, не забывайте выполнять данную процедуру и держать ваш почтовый ящик в чистоте и рабочем состоянии.
Настраиваем архивацию писем в Outlook
Чем чаще вы принимаете и отправляете письма, тем больше корреспонденции хранится на вашем компьютере. И, конечно же, это приводит к тому, что на диске заканчивается место. Также, это может привести к тому, что Outlook просто перестанет принимать письма. В таких случаях следует следить за размером своего ящика и при необходимости удалять лишние письма.
Однако, чтобы освободить место, не обязательно удалять все письма. Наиболее важные можно просто заархивировать. Как это сделать мы разберем в этой инструкции.
Всего же в Outlook предусмотрено два способа архивации почты. Первый это автоматический и второй – ручной.
Автоматическая архивация писем
Начнем с самого удобного способа – это автоматическая архивация почты.
Плюсы этого способа заключаются в том, что Outlook будет сам архивировать письма без вашего участия.
К минусам же можно отнести то, что архивироваться будут все письма и нужные, и не нужные.
Для того, чтобы настроить автоматическую архивацию необходимо в меню «Файл» кликнуть по кнопке «Параметры».
Далее перейти на вкладку «Дополнительно» и в группе «Автоархивация» нажать кнопку «Настройка автоархивации».
Теперь остается задать необходимые настройки. Для этого, устанавливаем флажок «Автоархивация каждые … дней» и здесь же устанавливаем период архивации в днях.
Далее настраиваем параметры по своему усмотрению. Если вы хотите, чтобы Outlook запрашивал подтверждение перед стартом архивации, то установите флажок «Запрос перед автоархивацией», если этого не требуется, тогда снимите флажок и программа будет все делать самостоятельно.
Ниже можно настроить автоматическое удаление старых писем, где вы также можете задать максимальный «возраст» письма. А также определить, что делать со старыми письмами – перемещать их в отдельную папку или же просто удалять их.
Как только вы сделали нужные настройки, то можно кликнуть по кнопке «Применить настройки ко всем папкам».
Если же вы хотите сами выбрать папки, которые требуется архивировать, то в этом случае придется заходить в свойства каждой папки и там настраивать автоархивацию.
И наконец, нажимаем кнопку «ОК», чтобы подтвердить сделанные настройки.
Для того, чтобы отменить автоархивацию, достаточно будет снять флажок «Автоархивация каждый … дней».
Ручная архивация писем
Теперь разберем ручной способ архивации.
Этот способ достаточно прост и не требует от пользователей каких-либо дополнительных настроек.
Для того, чтобы отправить письмо в архив, его необходимо выделить в списке писем и нажать на кнопку «Архивировать». Для архивирования группы писем достаточно лишь выделить нужные письма и потом нажать эту же кнопку.
В данном способе также есть свои плюсы и минусы.
К плюсам можно отнести то, что вы сами выбираете какие письма требуют архивации. Ну а минус – это ручное выполнение архивации.
Таким образом, почтовый клиент Outlook предоставляет своим пользователям несколько вариантов создания архива писем. Для больше надежности можно использовать оба. То есть, для начала настроить автоархивацию и затем, по мере надобности отправлять письма в архив самому, а лишние удалять.
Отблагодарите автора, поделитесь статьей в социальных сетях.
Автоматическая архивация старых элементов
Почтовый ящик Outlook может быстро заполниться новыми сообщениями, ответами и пересылаемыми письмами. До того, как вы поймете это, у вас уже могут скопиться тысячи сообщений. Контролируйте размер почтового ящика и его папок, перемещая более старые элементы, которые необходимо сохранить, в архив. Чтобы это делалось автоматически, используйте автоархивацию.
Вы можете указать частоту выполнения автоархивации, место сохранения архивированных элементов и время хранения элементов до их архивации.
Щелкните Файл > Параметры > Дополнительно.
В разделе Автоархивация нажмите кнопку Настройка автоархивации.
Установите флажок Автоархивация каждые n дней и укажите частоту выполнения автоархивации.
Выберите любые другие параметры, например, не архивирование, а удаление старых элементов.
Совет: Архивация и автоархивация могут быть недоступны, если ваш почтовый профиль подключается к Exchange Server. Также возможно, что политики хранения почты вашей организации переопределяют настройки автоархивации. Для получения дополнительных сведений обратитесь к системному администратору.
Дополнительные сведения о параметрах автоархивации см. в разделе Параметры автоархивации.
Изменение параметров автоархивации для отдельной папки
В списке папок в области навигации щелкните правой кнопкой мыши папку, которую требуется изменить, и в контекстном меню выберите команду Свойства.
На вкладке Автоархивация выберите нужные параметры.
Автоархивация в Outlook включена по умолчанию и выполняется каждые 14 дней. Вы можете изменить частоту автоархивации, указать файл данных Outlook (PST-файл), используемый для хранения архивированных элементов, и задать условия, при которых элементы в папках Outlook должны архивироваться.
Выберите Сервис > Параметры и откройте вкладку Другие.
Выберите параметр Автоархивация.
Установите флажок Автоархивация каждые n дней и укажите частоту выполнения автоархивации.
Выберите нужные параметры.
Автоархивация каждые: выберите частоту запуска автоархивации. Одновременная архивация большого количества элементов может замедлить работу компьютера. Поэтому лучше выбрать период времени, который позволит выполнять архивацию быстрее. Настройте интервал времени с учетом того, какое количество элементов обычно поступает за соответствующий период. Запрос перед запуском автоархивации: выберите этот параметр, если вы хотите, чтобы Outlook выводил напоминание перед обработкой элементов. Когда появится сообщение, вы можете нажать Нет, чтобы отменить этот сеанс автоархивации.
Удалять просроченные элементы (только почта): этот параметр по умолчанию не выбран. Вы можете удалять сообщения электронной почты, срок хранения которых истек. По умолчанию он составляет шесть месяцев для элементов в папках “Черновики” и “Входящие” и три месяца для отправленных сообщений, но вы можете изменить эти значения с помощью параметра Удалять элементы старше.
Архивировать или удалять старые элементы: необходимо выбрать этот параметр, если вы хотите, чтобы при автоархивации удалялись все или некоторые элементы, срок хранения которых истек. Этот параметр активирует другие параметры, позволяющие определить, какие из таких элементов нужно архивировать, а какие — удалять. Затем выберите дополнительные параметры, которые будут применяться как к архивации, так и к удалению.
Примечание: В диалоговом окне Автоархивация под папками понимаются основные функциональные области Outlook, например папка Календарь и папка Задачи, а также отдельные почтовые папки. Это связано с тем, что элементы календаря и задачи хранятся в папках Календарь и Задачи.
Показывать папку архива в списке папок: выберите этот параметр, чтобы папка архива отображалась вместе с другими рабочими папками в области навигации. В главной папке Архив можно открывать подпапки и просматривать архивированные элементы. Вы можете убедиться в том, что заархивированы правильные элементы, и перетащить нужные элементы в рабочую папку.
Удалять элементы старше: задайте интервал времени, через который нужно архивировать элементы (в днях, неделях или месяцах). Вы можете выбрать значение от одного дня до 60 месяцев. Под удалением здесь понимается архивация элементов. Элементы не будут физически удаляться, если только для папки не задан соответствующий параметр.
Перемещать старые элементы в папку: папка, используемая по умолчанию, зависит от операционной системы.
Windows Vista: C:Usersимя_пользователяAppDataLocalMicrosoftOutlookArchive.pst.
Windows XP: C:Documents and Settingsимя_пользователяLocal SettingsApplication DataMicrosoftOutlookArchive.pst.
Если вы хотите задать другую папку для архивированных элементов, выберите ее. Элементы будут перемещаться в нее после окончания срока их хранения.
Примечание: Элементы, которые архивируются в папку, выбранную пользователем, не будут удаляться автоматически. Вам потребуется открыть папку и удалить их вручную.
Окончательное удаление элементов: этот параметр позволяет удалить элементы, срок хранения которых истек, вместо того чтобы перемещать их в папку архива или папку “Удаленные”.
Применить ко всем папкам: эта кнопка позволяет применить настроенные параметры автоархивации ко всем папкам. Чтобы задать различные настройки для папок, не выбирайте этот параметр. Вместо этого выполните инструкции, приведенные под кнопкой. Их также можно найти в следующем разделе (“Изменение параметров автоархивации для отдельной папки”). Изменения, внесенные в определенные папки, применяются только к этим папкам.
Сведения о политике хранения: системный администратор вашей организации мог настроить политики хранения, определяющие, когда и как должны архивироваться элементы. Вы можете просмотреть политики, но для их изменения потребуются соответствующие разрешения.
нажмите кнопку ОК.
Изменение параметров автоархивации для отдельной папки
В списке папок в области навигации щелкните правой кнопкой мыши папку, которую вы хотите изменить, и выберите в контекстном меню пункт Свойства.
Откройте вкладку Автоархивация.
Выберите нужные параметры.
Примечание: Дополнительные сведения о параметрах см. в шаге 4 раздела “Просмотр или изменение стандартных параметров автоархивации”.
Архивация элементов вручную
Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).
Размер вашего почтового ящика Outlook достаточно велик, поэтому не следует опасаться того, что в ближайшем будущем вы перестанете получать электронные письма из-за его заполнения. Чтобы предупредить заполнение почтового ящика, старые элементы, которые вы желаете сохранить, можно перенести в архив, отдельный файл данных Outlook (.pst), который можно открыть из Outlook в любой момент.
Примечание: Команда ” Архивировать ” и ее функция не отображаются ни в одной учетной записи в профиле Outlook, если вы включаете учетную запись Exchange Server, и ваша организация использует архивацию Microsoft Exchange Server Online. Администратор сети также может отключить эту функцию.
По умолчанию Outlook автоматически архивирует элементы с равным интервалом. Дополнительные сведения см. в статье Автоматическая архивация старых элементов.
Элементы также можно архивировать вручную в любой момент. В этом случае вы можете определить, какие элементы нужно архивировать, где их хранить и насколько давними они должны быть, чтобы подлежать архивации.
Выполните одну из указанных ниже процедур.
В Outlook 2013: выберите файл _Гт_ сведения _гт_ средства очистки _гт_ Архивация.
В Outlook 2016: выберите пункты Файл > Сведения > Инструменты > Удалять старые элементы.
Совет: Архивация и автоархивация могут быть недоступны, если ваш почтовый профиль подключается к Exchange Server. Также возможно, что политики хранения почты вашей организации переопределяют настройки автоархивации. Для получения дополнительных сведений обратитесь к системному администратору.
Выберите параметр Архивировать эту папку и все вложенные папки и укажите папку, которую необходимо архивировать.
Введите дату в поле Архивировать элементы, созданные до.
Можно создать несколько PST-файлов, если нужно архивировать некоторые папки, используя другие параметры. Например, элементы в папке “Отправленные” может потребоваться хранить дольше, чем элементы в папке “Входящие”.
Чтобы архивировать отдельные элементы, которые исключены из автоматической архивации, установите флажок Включить элементы с флажком “Не автоархивировать”. При этом исключение из автоархивации для таких элементов отменено не будет, а действие флажка Не автоархивировать будет отменено только для этого архива.
Отключение автоархивации
Чтобы выполнять архивацию только вручную, необходимо отключить автоархивацию.
Щелкните Файл > Параметры > Дополнительно.
В разделе Автоархивация нажмите кнопку Настройка автоархивации.
Снимите флажок Автоархивация каждые n дней.
По умолчанию старые элементы Outlook автоматически архивируются в обычное время. Дополнительные сведения об автоАрхивации можно найти в статье использование автоархивации для резервного копирования и удаления элементов.
Кроме того, вы можете вручную архивировать и архивировать элементы в дополнение к автоАрхивации и замене. Ручная архивация обеспечивает гибкие возможности и позволяет указать, какие папки включаются в архив, и какой архивный файл данных Outlook (PST) используется.
Чтобы вручную архивировать элементы Outlook, выполните указанные ниже действия.
Перейдите на вкладку Файл.
Нажмите инструменты очистки.
Нажмите кнопку Архивировать.
Выберите параметр Архивировать эту папку и все вложенные папки , а затем щелкните папку, которую вы хотите архивировать. В этот ручной Архив входит любая подпапка выбранного вами папки.
Введите дату в поле Архивировать элементы, созданные до.
Если вы не хотите использовать файл по умолчанию или расположение, в разделе архивный файлнажмите кнопку Обзор , чтобы указать новый файл или папку. Найдите нужный файл или введите его имя, а затем нажмите кнопку ОК. Расположение конечного файла появится в поле файл архива .
Установите флажок включить элементы с установленным флажком “не автоархивировать” , чтобы включить все элементы, которые могут быть помечены отдельно, чтобы исключить их из автоматической архивации. Этот параметр не удаляет исключение из этих элементов, а не игнорирует флажок ” не Автоархивация” только для этого архива.
Отключение автоархивации
Если вы хотите архивировать только вручную, необходимо отключить автоАрхивацию. Выполните указанные ниже действия.
Откройте вкладку Файл.
Выберите пункт Параметры.
На вкладке Дополнительно в группе Автоархивация нажмите кнопку Параметрыавтоархивации.
Снимите флажок Автоархивация каждые n дней .
АвтоАрхивация включена по умолчанию, автоматически перемещает старые элементы в папку архива через заданные промежутки времени. Однако вы можете вручную архивировать и архивировать элементы в указанном месте.
Примечание: Параметры автоархивации Microsoft Office Outlook 2007 можно настраивать. Вместо того чтобы создавать резервные копии и архивировать элементы вручную, возможно, вы обнаружите, что автоАрхивация может соответствовать вашим потребностям. Дополнительные сведения можно найти в разделе использование автоархивации для архивации и удаления элементов.
В меню файл выберите команду Архивировать.
Установите флажок Архивировать эту папку и все вложенные папки , а затем укажите дату в разделе Архивировать элементы старше.
В разделе архивный файлнажмите кнопку Обзор , чтобы указать новый файл или расположение, если вы не хотите использовать файл по умолчанию или расположение.
Установите флажок включить элементы с установленным флажком “не автоархивировать” , если вы хотите переопределить предыдущий параметр, чтобы не архивировать определенные элементы автоматически. Если вы захотите архивировать эти элементы вручную во время этой процедуры, эти элементы снова будут подвергаться автоархивации, если только вы не Переопределите этот параметр вручную в будущем.
Нажмите кнопку ОК.
Примечание: В Outlook автоматически создается еще один файл архива для элементов в папке и указанном месте.