Функция ВПР в программе Microsoft Excel

Функция ВПР в Excel для чайников — все по делу, без воды!

Microsoft Excel — отличный инструмент для работы с данными. Возможности огромны, потенциал, на самом деле, мало изучен, так как правила написания команд вызывают сложности даже у профессионалов. Но если потрудиться, оказывается, что здесь можно делать невероятные вещи. Функция Excel ВПР — один из инструментов для обработки данных, о ней мы сейчас и поговорим.

Что такое функция ВПР в Эксель – область применения

При обработке нескольких таблиц, часто находящихся в разных книгах, возникает необходимость перенести данные из одной в другую, при этом сделать так, чтобы значения не потеряли смысл, и процесс был автоматизирован. Работать механизм в excel должен просто и быстро.

Например, есть у нас предприятие. Там работает Иван Иванович. На одном листе хранится значение его зарплаты, в другой сумма денег, которую бухгалтерия удерживает из зарплаты за штраф. Требуется свести все значения в один документ. Другой пример, есть две таблицы: цен и склада. В одной указана стоимость носовых платков, в другой их количество. Необходимо количество и цену свести в одном месте.

В случаях, когда работников предприятия всего два-три, или товаров – до десятка, можно сделать все вручную. При должной внимательности работать человек будет без ошибок. Но если значений для обработки, например, тысяча, требуется автоматизация работы. Для этого в Excel существует ВПР (анг. VLOOKUP).

Примеры для наглядности: в таблицах 1,2 – исходные данные, таблице 3 – что должно получиться.

Исходные данные таблица 1

Ф. И. О. Штраф
Петров 12 000,00 ₽
Сидоров 200,00 ₽
Иванов 38 000,00 ₽

Исходные данные таблица 2

Ф. И. О. З.П.
Иванов 20 000 ₽
Петров 19 000 ₽
Сидоров 21 000 ₽

Объединенные данные таблица 3

Ф. И. О. З.П. Штраф
Иванов 20 000 ₽ 38 000 ₽
Петров 19 000 ₽ 12 000 ₽
Сидоров 21 000 ₽ 200 ₽

Функция ВПР в Excel – как пользоваться

Для того чтобы таблица 1 пришла к конечному виду, в ней вписываем заголовок столбца, например «Штраф». На самом деле, это необязательно, можно написать любой текст, или оставить его незаполненным. Работать функция будет также по клику мыши в поле, где должно появиться найденное в другой таблице значение.

Теперь нужно вызвать функцию. Это можно сделать разными способами:

  1. Прописать функцию вручную.
  2. Нажать «Вставить функцию», выбрать «Ссылки и массивы», выбрать ВПР.
  3. Открыть вкладку «Формулы», выбрать «Ссылки и массивы», выбрать ВПР.

Рекомендуется для простоты не набирать весь синтаксис функции вручную, а воспользоваться формой, открывающейся по пунктам п. 2–3. Откроется диалоговое окно для заполнения значений.

Необходимо заполнить значения для функции ВПР

  1. Искомое_значение – это то, что Эксель будет искать в другой таблице. В нашем случае, Иванов, Петров, Сидоров. Кликаем по первой фамилии в списке это ячейка А2. Удерживаем на клавиатуре клавишу Shift, после чего кликаем по последней фамилии в столбце, ячейка А4. В итоге получаем выделенный список фамилий с которым ВПР будет работать.
  2. Таблица – место где будет осуществлен поиск. В нашем случае вторая таблица лежит в Лист 2. Переходим на него. Здесь необходимо выделить весь интервал поиска. Кликаем по левой верхней ячейке интервала. Удерживаем на клавиатуре Shift и нажимаем левой кнопкой мыши правую нижнюю ячейку. Нажимаем F4. Интервал поиска задан.
  3. Номер_столбца – номер столбца из таблицы, в которой ищутся данные. В нашем случае – 2.
  4. Интервальный_просмотр – это логическое значение. В нашем случае необходимо написать «ЛОЖЬ».
  5. Нажать «ОК»
  6. Теперь необходимо скопировать функцию в каждую пустую ячейку. Можно, например, сделать с помощью копировать — вставить, а можно нажать на ячейку с результатом работы функции, и в правом нижнем углу кнопкой мыши слева нажать на жирный квадратик, не отпуская левую кнопку потянуть вниз.

Результат налицо – в таблице 3 (смотреть выше).

ВПР – инструкция для работы с двумя условиями

В ситуациях, когда необходимо задать критерии поиска не по одному условию, а сразу по нескольким – двум столбцам, функцию ВПР также можно использовать для работы. Для этого исходные данные необходимо доработать.

Пример, необходимо в таблицу 4, вставить цену из таблицы 5.

Характеристики телефонов таблица 4

Название ОЗУ Камера
ZTE 0,5 5
ZTE 1 5
DNS 1 8
DNS 0,5 8
Alcatel 1 8
Alcatel 256 2

Характеристики телефонов таблица 5

Название ОЗУ Цена
ZTE 0,5 1 990 ₽
ZTE 1 3 099 ₽
DNS 1 3 100 ₽
DNS 0,5 2 240 ₽
Alcatel 1 4 500 ₽
Alcatel 256 450 ₽

Пример выбран на телефонах, но понятно, что данные могут быть совершенно любыми. Как видно из таблиц, марки телефонов не отличаются, а отличаются ОЗУ и Камера. Для создания сводных данных нам нужно выбрать телефоны по марке и ОЗУ. Для работы функции ВПР по нескольким условиям нужно столбцы с условиями объединить.

Добавляем крайний левый столбец. Например, называем его «Объединение». В первую ячейку значений, у нас B 2, пишем конструкцию «= B 2& C 2». Размножаем с помощью мыши. Получается, как в таблице 6.

Читать еще:  Как сохранить письма из Outlook при переустановке

Характеристики телефонов таблица 6

Объединение Название ОЗУ Цена
ZTE 0,5 ZTE 0,5 1 990 ₽
ZTE 1 ZTE 1 3 099 ₽
DNS1 DNS 1 3 100 ₽
DNS 0,5 DNS 0,5 2 240 ₽
Alcatel 1 Alcatel 1 4 500 ₽
Alcatel 256 Alcatel 256 450 ₽

Таблицу 5 обрабатываем точно так же. После чего функцию ВПР применяем для поиска по одному условию. Условием являются данные из объединенных столбцов. Не забывайте, что номер столбца, откуда берутся данные в функции ВПР изменится. После применения функции получится выборка по двум условиям. Можно объединить не соседние столбцы, а столбцы с маркой телефона и камерой.

Смотрите видеоурок как пользоваться функцией ВПР в Эксель для чайников:

Функция ВПР в Экселе не представляет ничего сложного в работе, а открывающиеся возможности для обработки данных огромны.

Функция ВПР в программе Microsoft Excel

Работа с обобщающей таблицей подразумевает подтягивание в неё значений из других таблиц. Если таблиц очень много, ручной перенос заберет огромное количество времени, а если данные постоянно обновляются, то это уже будет сизифов труд. К счастью, существует функция ВПР, которая предлагает возможность автоматической выборки данных. Давайте рассмотрим конкретные примеры работы этой функции.

Определение функции ВПР

Название функции ВПР расшифровывается, как «функция вертикального просмотра». По-английски её наименование звучит – VLOOKUP. Эта функция ищет данные в левом столбце изучаемого диапазона, а затем возвращает полученное значение в указанную ячейку. Попросту говоря, ВПР позволяет переставлять значения из ячейки одной таблицы, в другую таблицу. Выясним, как пользоваться функцией VLOOKUP в Excel.

Пример использования ВПР

Взглянем, как работает функция ВПР на конкретном примере.

У нас имеется две таблицы. Первая из них представляет собой таблицу закупок, в которой размещены наименования продуктов питания. В следующей колонке после наименования расположено значение количества товара, который требуется закупить. Далее следует цена. И в последней колонке – общая стоимость закупки конкретного наименования товара, которая рассчитывается по вбитой уже в ячейку формуле умножения количества на цену. А вот цену нам как раз и придется подтянуть с помощью функции ВПР из соседней таблицы, которая представляет собой прайс-лист.

    Кликаем по верхней ячейке (C3) в столбце «Цена» в первой таблице. Затем, жмем на значок «Вставить функцию», который расположен перед строкой формул.

После этого открывается окно, в которое нужно вставить аргументы функции. Жмем на кнопку, расположенную справа от поля ввода данных, чтобы приступить к выбору аргумента искомого значения.

Так как у нас искомое значение для ячейки C3, это «Картофель», то и выделяем соответствующее значение. Возвращаемся к окну аргументов функции.

Точно таким же образом кликаем по значку справа от поля ввода данных, для выбора таблицы, откуда будут подтягиваться значения.

Для того, чтобы выбранные значения сделать из относительных абсолютными, а это нам нужно, чтобы значения не сдвинулись при последующем изменении таблицы, просто выделяем ссылку в поле «Таблица», и жмем на функциональную клавишу F4. После этого к ссылке добавляются знаки доллара и она превращается в абсолютную.

  • В следующей графе «Номер столбца» нам нужно указать номер того столбца, откуда будем выводить значения. Этот столбец располагается в выделенной выше области таблицы. Так как таблица состоит из двух столбцов, а столбец с ценами является вторым, то ставим номер «2».
  • В последней графе «Интервальный просмотр» нам нужно указать значение «0» (ЛОЖЬ) или «1» (ИСТИНА). В первом случае, будут выводиться только точные совпадения, а во втором — наиболее приближенные. Так как наименование продуктов – это текстовые данные, то они не могут быть приближенными, в отличие от числовых данных, поэтому нам нужно поставить значение «0». Далее, жмем на кнопку «OK».
  • Как видим, цена картофеля подтянулась в таблицу из прайс-листа. Чтобы не проделывать такую сложную процедуру с другими товарными наименованиями, просто становимся в нижний правый угол заполненной ячейки, чтобы появился крестик. Проводим этим крестиком до самого низа таблицы.

    Таким образом мы подтянули все нужные данные из одной таблицы в другую, с помощью функции ВПР.

    Как видим, функция ВПР не так сложна, как кажется на первый взгляд. Разобраться в её применении не очень трудно, зато освоение этого инструмента сэкономит вам массу времени при работе с таблицами.

    Отблагодарите автора, поделитесь статьей в социальных сетях.

    Функция ВПР в Excel для чайников и не только

    Функция ВПР в Excel позволяет данные из одной таблицы переставить в соответствующие ячейки второй. Ее английское наименование – VLOOKUP.

    Очень удобная и часто используемая. Т.к. сопоставить вручную диапазоны с десятками тысяч наименований проблематично.

    Как пользоваться функцией ВПР в Excel

    Допустим, на склад предприятия по производству тары и упаковки поступили материалы в определенном количестве.

    Стоимость материалов – в прайс-листе. Это отдельная таблица.

    Читать еще:  Включение веб-камеры на ноутбуке Windows 8

    Необходимо узнать стоимость материалов, поступивших на склад. Для этого нужно подставит цену из второй таблицы в первую. И посредством обычного умножения мы найдем искомое.

    1. Приведем первую таблицу в нужный нам вид. Добавим столбцы «Цена» и «Стоимость/Сумма». Установим денежный формат для новых ячеек.
    2. Выделяем первую ячейку в столбце «Цена». В нашем примере – D2. Вызываем «Мастер функций» с помощью кнопки «fx» (в начале строки формул) или нажав комбинацию горячих клавиш SHIFT+F3. В категории «Ссылки и массивы» находим функцию ВПР и жмем ОК. Данную функцию можно вызвать перейдя по закладке «Формулы» и выбрать из выпадающего списка «Ссылки и массивы».
    3. Откроется окно с аргументами функции. В поле «Искомое значение» – диапазон данных первого столбца из таблицы с количеством поступивших материалов. Это те значения, которые Excel должен найти во второй таблице.
    4. Следующий аргумент – «Таблица». Это наш прайс-лист. Ставим курсор в поле аргумента. Переходим на лист с ценами. Выделяем диапазон с наименованием материалов и ценами. Показываем, какие значения функция должна сопоставить.
    5. Чтобы Excel ссылался непосредственно на эти данные, ссылку нужно зафиксировать. Выделяем значение поля «Таблица» и нажимаем F4. Появляется значок $.
    6. В поле аргумента «Номер столбца» ставим цифру «2». Здесь находятся данные, которые нужно «подтянуть» в первую таблицу. «Интервальный просмотр» – ЛОЖЬ. Т.к. нам нужны точные, а не приблизительные значения.

    Нажимаем ОК. А затем «размножаем» функцию по всему столбцу: цепляем мышью правый нижний угол и тянем вниз. Получаем необходимый результат.

    Теперь найти стоимость материалов не составит труда: количество * цену.

    Функция ВПР связала две таблицы. Если поменяется прайс, то и изменится стоимость поступивших на склад материалов (сегодня поступивших). Чтобы этого избежать, воспользуйтесь «Специальной вставкой».

    1. Выделяем столбец со вставленными ценами.
    2. Правая кнопка мыши – «Копировать».
    3. Не снимая выделения, правая кнопка мыши – «Специальная вставка».
    4. Поставить галочку напротив «Значения». ОК.

    Формула в ячейках исчезнет. Останутся только значения.

    Быстрое сравнение двух таблиц с помощью ВПР

    Функция помогает сопоставить значения в огромных таблицах. Допустим, поменялся прайс. Нам нужно сравнить старые цены с новыми ценами.

    1. В старом прайсе делаем столбец «Новая цена».
    2. Выделяем первую ячейку и выбираем функцию ВПР. Задаем аргументы (см. выше). Для нашего примера: . Это значит, что нужно взять наименование материала из диапазона А2:А15, посмотреть его в «Новом прайсе» в столбце А. Затем взять данные из второго столбца нового прайса (новую цену) и подставить их в ячейку С2.

    Данные, представленные таким образом, можно сопоставлять. Находить численную и процентную разницу.

    Функция ВПР в Excel с несколькими условиями

    До сих пор мы предлагали для анализа только одно условие – наименование материала. На практике же нередко требуется сравнить несколько диапазонов с данными и выбрать значение по 2, 3-м и т.д. критериям.

    Таблица для примера:

    Предположим, нам нужно найти, по какой цене привезли гофрированный картон от ОАО «Восток». Нужно задать два условия для поиска по наименованию материала и по поставщику.

    Дело осложняется тем, что от одного поставщика поступает несколько наименований.

    1. Добавляем в таблицу крайний левый столбец (важно!), объединив «Поставщиков» и «Материалы».
    2. Таким же образом объединяем искомые критерии запроса:
    3. Теперь ставим курсор в нужном месте и задаем аргументы для функции: . Excel находит нужную цену.

    Рассмотрим формулу детально:

    1. Что ищем.
    2. Где ищем.
    3. Какие данные берем.

    Функция ВПР и выпадающий список

    Допустим, какие-то данные у нас сделаны в виде раскрывающегося списка. В нашем примере – «Материалы». Необходимо настроить функцию так, чтобы при выборе наименования появлялась цена.

    Сначала сделаем раскрывающийся список:

    1. Ставим курсор в ячейку Е8, где и будет этот список.
    2. Заходим на вкладку «Данные». Меню «Проверка данных».
    3. Выбираем тип данных – «Список». Источник – диапазон с наименованиями материалов.
    4. Когда нажмем ОК – сформируется выпадающий список.

    Теперь нужно сделать так, чтобы при выборе определенного материала в графе цена появлялась соответствующая цифра. Ставим курсор в ячейку Е9 (где должна будет появляться цена).

    1. Открываем «Мастер функций» и выбираем ВПР.
    2. Первый аргумент – «Искомое значение» – ячейка с выпадающим списком. Таблица – диапазон с названиями материалов и ценами. Столбец, соответственно, 2. Функция приобрела следующий вид: .
    3. Нажимаем ВВОД и наслаждаемся результатом.

    Изменяем материал – меняется цена:

    Так работает раскрывающийся список в Excel с функцией ВПР. Все происходит автоматически. В течение нескольких секунд. Все работает быстро и качественно. Нужно только разобраться с этой функцией.

    ВПР (функция ВПР)

    ФУНКЦИЯ ВПР используется, если нужно найти элементы в таблице или диапазоне по строкам. Например, можно найти цену на автомобильную часть по номеру детали или получить имя сотрудника на основе его кода сотрудника.

    Совет: Чтобы получить дополнительную справку о функции ВПР, просмотрите эти видео с YouTube от экспертов сообщества Excel!

    Самая простая функция ВПР означает следующее:

    = ВПР (необходимые условия для поиска, номер столбца в диапазоне, содержащий возвращаемое значение, возвращаемое приближенное или точное соответствие — обозначено как 1/истина или 0/ложь).

    Читать еще:  Удаляем документы ВКонтакте

    Совет: Секрет функции ВПР состоит в организации данных таким образом, чтобы искомое значение (Фрукт) отображалось слева от возвращаемого значения, которое нужно найти (Количество).

    Используйте функцию ВПР для поиска значения в таблице.

    ВПР(искомое_значение, таблица, номер_столбца, [интервальный_просмотр])

    = ВПР (A2; A10: C20; 2; ИСТИНА)

    = ВПР (a2; сведения о клиенте)! А:Ф, 3, ЛОЖЬ)

    Значение для поиска. Значение, которое вы хотите найти, должно находиться в первом столбце диапазона ячеек, указанного в аргументе table_array .

    Например, если Таблица-массив охватывает ячейки B2: D7, то lookup_value должен находиться в столбце B.

    Искомое_значение может являться значением или ссылкой на ячейку.

    Диапазон ячеек, в котором будет выполнен поиск искомого_значения и возвращаемого значения с помощью функции ВПР. Вы можете использовать именованный диапазон или таблицу, а вместо ссылок на ячейки можно использовать имена в аргументе.

    Первый столбец в диапазоне ячеек должен содержать lookup_value. Диапазон ячеек также должен содержать возвращаемое значение, которое нужно найти.

    Номер столбца (начиная с 1 для самого левого столбца table_array), содержащего возвращаемое значение.

    Логическое значение, определяющее, какое совпадение должна найти функция ВПР, — приблизительное или точное.

    Приближенное соответствие: 1/истина предполагает, что первый столбец в таблице отсортирован либо в числовом формате, либо в алфавитном порядке, а затем будет искать ближайшее значение. Это способ по умолчанию, если не указан другой. Например, = ВПР (90; a1: B100; 2; истина).

    Точное совпадение: 0/ложь осуществляет поиск точного значения в первом столбце. Например, = ВПР (“Смит”; a1: B100; 2; ложь).

    Начало работы

    Для построения синтаксиса функции ВПР вам потребуется следующая информация:

    Значение, которое вам нужно найти, то есть искомое значение.

    Диапазон, в котором находится искомое значение. Помните, что для правильной работы функции ВПР искомое значение всегда должно находиться в первом столбце диапазона. Например, если искомое значение находится в ячейке C2, диапазон должен начинаться с C.

    Номер столбца в диапазоне, содержащий возвращаемое значение. Например, если в качестве диапазона задано значение B2: D11, число B должно быть первым столбцом, а в качестве второго — “C” и т. д.

    При желании вы можете указать слово ИСТИНА, если вам достаточно приблизительного совпадения, или слово ЛОЖЬ, если вам требуется точное совпадение возвращаемого значения. Если вы ничего не указываете, по умолчанию всегда подразумевается вариант ИСТИНА, то есть приблизительное совпадение.

    Теперь объедините все перечисленное выше аргументы следующим образом:

    = ВПР (искомое значение; диапазон с искомым значением; номер столбца в диапазоне с возвращаемым значением, приближенное соответствие (истина) или точное совпадение (ложь)).

    Примеры

    Вот несколько примеров использования функции ВПР.

    Пример 1

    Пример 2

    Пример 3

    Пример 4

    Пример 5

    Вы можете использовать функцию ВПР для объединения нескольких таблиц в одну, если одна из них имеет общие поля. Это может быть особенно удобно, если вам нужно предоставить доступ к книге пользователям более ранних версий Excel, которые не поддерживают функции работы с данными с несколькими таблицами в качестве источников данных — путем объединения источников в одну таблицу и изменения источника данных компонента данных на новый. Таблица, функция данных может использоваться в более ранних версиях Excel (при условии, что сама функция данных поддерживается в более ранней версии).

    Здесь в столбцах A-F и H есть значения или формулы, которые используют только значения на листе, а остальные столбцы используют функцию ВПР и значения столбца A (клиентский код) и столбец B (юрист) для получения данных из других таблиц.

    Скопируйте таблицу с общими полями на новый лист и присвойте ей имя.

    Чтобы открыть диалоговое окно Управление связями, нажмите кнопку данные > работа с данными > связей .

    Для каждой из перечисленных связей обратите внимание на следующее:

    Поле, связывающее таблицы (в диалоговом окне отображаются в круглых скобках). Это lookup_value формулы функции ВПР.

    Имя связанной таблицы подстановки. Это table_array формулы функции ВПР.

    Поле (столбец) в связанной таблице подстановки с данными, которые вы хотите добавить в новый столбец. Эти сведения не отображаются в диалоговом окне Управление связями. чтобы узнать, какое поле вы хотите извлечь, вам потребуется ознакомиться со связанной таблицей подстановки. Вы хотите отметить номер столбца (A = 1) – это col_index_num в формуле.

    Чтобы добавить поле в новую таблицу, введите формулу ВПР в первом пустом столбце с помощью сведений, собранных в действии 3.

    В нашем примере столбец G использует юрист ( lookup_value) для получения данных о тарифных курсах из четвертого столбца ( col_index_num = 4) из таблицы судебные тблатторнэйс ( table_array) с формулой = ВПР ([@Attorney], tbl_Attorneys, 4, ложь).

    В формуле также могут использоваться ссылки на ячейки и ссылки на диапазоны. В нашем примере это было бы = ВПР (a2; “Юристы”! А:Д, 4, ложь).

    Продолжайте добавлять поля, пока не будут созданы все нужные поля. Если вы пытаетесь подготовить книгу с функциями данных, которые используют несколько таблиц, измените источник данных функции данных в новой таблице.

    Ссылка на основную публикацию
    Adblock
    detector