Правила оформления подписей в электронных письмах

Правила оформления подписей в электронных письмах

Подписи в электронных почтовых письмах следует использовать тогда, когда вы хотите предоставить получателю дополнительные контактные данные, большую информативность и просто проявить профессионализм. Мы в сегодняшней статье постараемся рассказать обо всех наиболее важных правилах оформления подписей с несколькими наглядными примерами.

Подписи в электронных письмах

Вне зависимости от содержимого подписи, руководствуясь правилами оформления, использовать нужно исключительно текстовое наполнение с минимальным количеством изображений. Это позволит получателю более комфортно воспринимать информацию, копировать текст и не тратить время на ожидание загрузки дополнительной графики.

По необходимости можете использовать все возможности стандартного редактора подписей, комбинируя различные цвета для текста и фона. Однако не делайте подпись излишне яркой и притягивающейся большее внимание, нежели основное содержание.

Идеальный вариант подписи должен напрямую ссылаться на вас, как на отправителя, с указанием дополнительных контактных данных. Например, часто указываются страницы в соцсетях и сообщества с указанием ссылок. Нельзя забывать также и о правилах приличия в общении, используя уважительную форму обращения.

Необязательно использовать полный вид имени, включающий фамилию, имя и отчество. Вполне можно ограничиться полным или частичным сокращением. Тут же нужно отметить, что инициалы должны быть написаны на одном языке с остальным текстом, создавая ощущение органичности оформления. Исключением являются лишь некоторые сокращения, вроде «E-Mail», и название компании.

Если вы являетесь представителем какой-либо компании и письма отправляются с учетом вашей деятельности, важно упомянуть ее название. По возможности можно указать вашу должность и дополнительные контакты организации.

Последним важным аспектом, которому следует уделить особое внимание, является лаконичность содержания. Созданную подпись нужно тщательно проверять на читабельность, отсутствие проблем с грамматикой и емкость. В идеале весь текст должен состоять из 5-6 коротких строк.

Некоторые наиболее оптимальные примеры подписей вы можете наблюдать на скриншотах, представленных по ходу данной статьи. Как видно, оформление может сильно отличаться, но всех случаях отлично дополняет основное письмо. При создании своих подписей старайтесь уделять внимание примерам, комбинируя разные стили и в итоге получая уникальный вариант.

Заключение

Соблюдая все названные в статье правила, вы создадите подпись, прекрасно дополняющую основное содержимое отправляемых писем. После этого останется лишь воспользоваться соответствующим функционалом, чтобы добавить ее. Для этого перейдите в специальный раздел в настройках или отредактируйте HTML-код страницы в браузере.

Отблагодарите автора, поделитесь статьей в социальных сетях.

Подпись в электронном письме

Подпись в электронном письме

Похожие публикации

Подпись в электронном письме – неотъемлемый атрибут деловой переписки. От этого элемента часто зависит, будет послание прочитано или сразу отправлено в «корзину». Письма по содержанию могут быть рекламными, информационными или поздравительными. Во всех случаях подписант должен проявить уважение и идентифицировать себя. Рекомендуется указывать и свои контактные данные для обеспечения возможности оперативной связи. Оригинальность оформления и правильность подачи сведений способны существенно повлиять на отношение получателя рассылки к компании.

Правильная подпись в электронном письме – какой она должна быть

Электронное послание для контрагента или бизнес-партнера должно быть подписано отправителем. Отсутствие такого атрибута свидетельствует о низком уровне профессионализма и незнании стандартных норм делового этикета. На подпись возлагается ряд важных функций:

• доведение информации (подпись выступает в качестве визитной карточки);
• ненавязчивая реклама (бесплатное создание определенного имиджа и напоминание о себе);
• экономия временных затрат при автоматизации процедуры визирования сообщений.

Как правильно оформить подпись в электронном письме:

1. Надо указать основные сведения об организации и отправителе с их контактными данными.
2. Подпись должна отображать род деятельности фирмы.
3. Лаконичность – обязательное требование. Для завершающего элемента послания достаточно 3-4 строчек. Если в подписи будет более 5 строк, она станет отталкивающим фактором.
4. Важное условие – грамотность написания.
5. Эстетичность проявляется в органичном сочетании выбранной цветовой гаммы с размером и типом шрифта. Не надо делать блок с подписью слишком ярким, он должен дополнять текст сообщения, а не отвлекать от него.

Оригинальная подпись в электронном письме не всегда производит ожидаемый положительный эффект. Излишняя угловатость выбранного шрифта свидетельствует о непреклонности и безликости. Их рекомендуется применять для автоматических рассылок. Рукописный стиль оформления уместен для случаев, когда надо установить доверительные отношения с получателем информации при условии, что уже имелись личные контакты, произведшие на клиента положительное впечатление. Выбор декоративного стиля написания букв делается при желании подчеркнуть новизну, оригинальность, творческую жилку у отправителя.

Подпись в электронном письме: примеры

В посланиях делового характера стиль письма и подписи должны быть одинаковыми. Для сферы бизнеса неприемлемы фразы, свидетельствующие о фамильярности, личной привязанности (Например, «Чао», «Пока», «Всегда твой», «Искренне твой» и другие). Важно соблюдать органичную взаимосвязь между назначением послания и стилем его оформления.

Образец подписи электронного письма:

Менеджер по продажам ООО «Вектор»

Заменить фразу «С уважением» можно другими:

1. С надеждой на плодотворное сотрудничество.
2. Всегда рады помочь.
3. С благодарностью за оказанное доверие.
4. С наилучшими пожеланиями.
5. Отличного настроения.
6. С интересом ожидаем новых предложений.
7. В ожидании Вашего визита.
8. С надеждой на понимание.
9. Удачного дня.
10. Успехов Вам.

Должность в подписи рекомендуется указывать сокращенно, чтобы не перегружать заключительную часть письма. Дополнением может стать рекламный слоган компании или изображение логотипа фирмы.

Как оформить подпись в электронной почте

Автоматизировать процесс прикрепления шаблона подписи ко всем письмам можно в любой электронной почте. В Gmail для настройки подписи необходимо в пункте меню «Настройки» найти вкладку «Подпись». В этом блоке можно ввести нужный текст, отформатировать его и подобрать шрифт.

Правила оформления подписей в электронных письмах

Зажмуримся и представим себя в идеальном мире…

Подписи разные в разных обстоятельствах, ведь их пишут люди, а не роботы:

С уважением Илья

Ваш К. О.

Твой сын

Илья Бирман, руководитель департамента хорошего тона

Подпись — неотъемлемая часть письма, а не бессмысленный набор одинаковых байтов, пересылаемых тысячи раз. Её пишут не для того, чтобы указать, от кого письмо ( это и так видно в почтовике), а чтобы поставить смысловую точку в тексте. При быстрой переписке подписи в отдельных письмах не ставят вообще, точно так же, как не повторяют приветствия.

Информация об отправителе идёт в отдельном поле письма, которое почтовик умеет правильно интерпретировать. В специальной панельке удобно показана информация об отправителе, включающая и его должность, и мобильный телефон, и номер аськи.

…В реальном мире, к сожалению, всё не так.

Что можно сделать в рамках стремления к совершенству? Минимизировать шум, оставив в автоподписи только имя и сайт, где можно найти другую контактную информацию. И не забывать исправлять подпись в тех случаях, когда это уместно.

Илья Бирман, artgorbunov.ru

Комментарии

Никита Листратов
30 марта 2011

Согласен с тем, что для каждого случая своя подпись. Однако, за базовую, я всегда советую брать такую, примерно:
Имя Фамилия
Телефон сотовый
Почта
Домен

Всю остальную информацию о собеседнике, как правильно заметил Илья, можно найти и/или узнать с помощью данных контактов.

Александр Смердов
30 марта 2011

Особенно мило в таких подписях смотрятся «метки полей»:
email: info@company.name
web: www.company.name

Кстати, как в году относиться к принятому стандарту, что подпись начинается с особой сигнатуры? (подробнее здесь: http://tools.ietf.org/html/rfc3676#.3) Гугл её, например, распознаёт и раскрашивает подпись сереньким. ещё современный софт понимает, что делать с такими подписями?

Денис Денисов
30 марта 2011

Многие почтовые клиенты распознают подпись, отделённую строкой с двумя дефисами с пробелом; делают её менее контрастной (изменяют цвет текста на серый, например) и не включают в текст ответа при автоматическом цитировании.

А приветствие и текст подписи всегда нужно корректировать для каждого отдельного письма.

«Вы меня уже достали, дорогая редакция! — с уважением, Денис»

Алексей Мельников
30 марта 2011

Сергей, я тоже терзался подобными вопросами. Смотрел как подписываются другие, как правильно по этикету, как правильно по деловому этикету и в конце концов нашел для себя следующее решение — в конце письма, вместо «с уважением» и прочих канцеляризмов я просто ставлю «Л.».

Единственное правило — если я инициатор переписки, то в первых строках письма я обязательно представляюсь, чтобы получатель не крутил в конец письма, как это обычно бывает и не гадал глядя на поле «от»; а дойдя до конца отчетливо видел, что это его конец.

Многоэтажные подписи в конце письма очень сбивают с толку и похожи скорее на служебную информацию в виде машинных кодов. На них никто не обращает внимания, а они и вовсе оскорбляют — как шаблонные поздравления с Новым годом.

За время, что я практикую этот метод, я ни разу не почувствовал, что воспринял как неуважение. А в общении с друзьями так и вовсе появляется дополнительный ситуационный смысл — люблю 🙂

Иван Демидов
30 марта 2011

Я считаю, телефон нужен обязательно. Илья, в реальном мире у большинства людей ящик вида иванов@гмейл.ком. Трудно извлечь тут полезную информацию. К тому же бывают разные браузеры, разные почтовые клиенты, разные технически подкованные люди. Бывает чтение почты в распечатке или просто в оффлайне. Ergo, гораздо проще работать с теми, кто придерживается правил хорошего тона, чем отдавать всё на откуп умным распознающим машинам.

Регулярно в ходе переписки/общения/работы с человеком по почте возникает ситуация, когда нужно решить вопрос срочно. И тогда вместо письма набираешь номер. Да и просто, получил несколько деловых предложений, в одном сразу увидел телефон и позвонил. И указавшему координаты — профит! А те, кто не ставит вообще никакой подписи (бывают и такие), просто теряют потенциального клиента/партнёра.

На мой взгляд подпись в деловой переписке должна отвечать на вопросы: Кто? Чем занимается? Откуда? Как срочно связаться? То есть выглядеть вот так:

Иванов Иван,
специалист по обучению партнёров
www.romashka.ru
(343) -11

Разумеется, при длинной переписке в теле одного письма уместно ставить длинную подпись только в одном письме из цепочки.

Сергей Киров
30 марта 2011

Посмотрел на подпись сайта:

Ну да, в интернетовских компаниях телефон не в почёте. Но в реальном мире он обычно важнее. А адрес сайта часто есть после @.

Озорнин Михаил
30 марта 2011

Хороший пример античеловечности — компании, которые автоматически приписывают к подписям целые романы о конфиденциальности. В итоге письмо занимается 2 строки, а ещё 25 — подпись к нему. Которая, к слову, дублируется в каждом письме.

Дмитрий Маслов
30 марта 2011

Согласятся ли со мной советчики, что совершенной глупостью является указание адреса своей электронной почты в подписи к письму?

Анатолий Карасов
30 марта 2011

«Правильный сиг — редкий гость в наших краях»:

Правила хорошего сетевого тона гласят: сиг не должен быть длиной более 80 символов и высотой больше 4 строк, не считая разделителя. Разделитель или «линия отрыва» — это строка с тремя знаками: дефис, дефис, пробел. Обозначает начало подписи. Разделитель нужен для того, чтобы получатель смог настроить свою почтовую программу на отрыв сигов при ответе или сразу по получению. Дурным тоном считаются картинки в подписи, анимированный или «» отформатированный текст.

Максим Кучер
30 марта 2011

Может быть есть смысл написать еще и должность с телефоном (если, конечно, речь идет о деловой переписке), чтобы в случае возникновения вопросов, адресат без лишней суеты смог сразу же перезвонить отправителю:

Максим Кучер, дизайнер
(+7 342) -42

Денис Попов
30 марта 2011

Правильное оформление подписи в письме, пересылаемом по обычной (не бумажной) почте, — отсутствие подписи.

Имя и обратный адрес отправителя автоматически надписываются в заголовке письма.

Сайт отправителя легко установить по обратному адресу: если обратный адрес — denys@company.example, надо зайти на сайт http://company.example/. Там написаны все телефоны и прочее.

Если уж вы хотите сообщить адресату непубличную информацию о том, как с вами связаться, то так в письме и напишите: мол, вот мой мобильный телефон, звоните, буду рад.

Артём Оберлянд
31 марта 2011

В подписи нужно указывать только то, чем адресат может воспользоваться: имя, телефон и сайт.

Ярослав Грешилов
3 апреля 2011

Илья, мне кажется, что мы живем как раз в вашем идеальном мире. Достаточно лишь отключить автоматическую подпись у писем и всегда подписывать письма самостоятельно в зависимости от контекста и ситуации. К счастью, в реальном мире ничто этому не мешает.

Анастасия Ловчикова
19 сентября 2014

Мне неуютно, если адрес у письма — корпоративный@мэйл.ру, а я, может, вообще впервые получаю письмо от этого человека, и хочется ответить, но не знаешь, как обратиться.

Ильдар Ибатуллин
2 марта 2015

А ещё прикольно смотрится, когда оформляешь подпись в формате ХТМЛ. С кнопочкой, например, «Подробнее» с переходом на сайт. Эксперименировал на разных почтовых серверах — ничего не слетает и выглядит вполне прилично. Вместо простой текстовой подписи:

Сергей Викторович
20 февраля 2016

Правильное оформление подписи в письме, пересылаемом по обычной (не бумажной) почте, — отсутствие подписи.

Имя и обратный адрес отправителя автоматически надписываются в заголовке письма.

Сайт отправителя легко установить по обратному адресу. Там написаны все телефоны и прочее.

Если уж вы хотите сообщить адресату непубличную информацию о том, как с вами связаться, то так в письме и напишите: мол, вот мой мобильный телефон, звоните, буду рад.

Алексей Пастухов
14 декабря 2017

В первом письме нужна максимально подробная подпись. Например, так:

Правила оформления электронных писем

Эти правила регламентируют служебную переписку по электронной почте.

Правила не применимы для списков рассылки, форумов, групп обсуждений, так как в такого рода сообществах (взаимодействиях) целесообразно использовать другие принципы работы с электронными письмами.

Время реакции на входящие письма

Доставка электронного письма от отправителя до получателя занимает от нескольких секунд до нескольких минут. Поэтому электронные письма, в силу своей оперативной природы, требуют оперативной реакции.

Недопустимо не отвечать на письма дольше 1 рабочего дня.

На каждое поступившее письмо необходимо давать оперативный ответ (на ответы о получении вашего письма давать ответ о получении ответа не нужно).

Если для обработки письма требуется более 2-х часов, то обязательно ответьте автору, что его письмо получено и укажите примерный срок, в течение которого вы дадите ответ.

Оформление темы письма

Каждое письмо должно содержать тему (Subject), сформулированную в нескольких словах. По содержимому темы получатель должен определить содержание письма или найти письмо в длинном списке других сообщений.

Если это письмо-ответ, то обычно перед темой указывается ” RE: “.

Если письмо нужно переслать, то перед темой указывается ” FWD: “.

Вставку “RE:” и “FWD:” почтовые клиенты обычно делают автоматически.

Изменять тему письма в процессе переписки (ответы на последующие письма данной темы) не рекомендуется, так как многие почтовые системы ведут группировку писем по темам. Да и незачем обескураживать получателя новой темой к старой переписке.

Письма с пустой темой неудобны при просмотре списков писем и некоторыми системами спам-защиты помечаются как “возможный спам”.

Использование бэкграундов и оформительских скинов

Никакие бэкграунды и скины оформления в служебных письмах не допускаются.

Желательно, чтобы письмо было простым текстом. В этом случае оно быстрее обрабатывается, быстрее передается, меньше занимает места при хранении и лучше понимается различными почтовыми клиентами.

Употребление имен собственных в поле “От кого” (“From”)

Имена должны быть написаны латиницей, в транслите.

Sergius Sizykh [sizykh.s@ляляля.ru]

Русские имена не допускаются, так как у сотрудников зарубежных компаний и их представительств в России почтовые серверы могут блокировать или искажать почту с заголовками в национальных кодировках.

Приветствие

В начале письма обязательно должно быть приветствие. Например:

Добрый день, Иван Иванович!

Письмо без приветствия иногда оценивается получателем как неуважительное.

Подпись

Подпись отделяется от основного текста письма пустой строкой и строкой с двумя дефисами.

Подпись должна быть:

В письмах, направляемых за пределы компании, в подписи должны присутствовать контактная информация и название компании.

Пример правильной подписи:

Цитирование исходного письма

При переписке желательно сохранять предыдущие тексты.

Новый текст располагается в начале письма. Предыдущие исходные тексты пусть остаются в конце. Это противоречит правилам многих форумов. Однако, почта это не форумы. В форумах вся переписка сохраняется изначально. А в письмах почему-то исходные тексты часто удаляют. И сами письма зачастую не архивируются – почта всё-таки не безразмерная. Со временем становится непонятно кто и о чём говорил в процессе переписки.

Если письмо становится слишком длинным или тема обсуждения становится слишком “развесистой” или “уходит в сторону”, то можно письмо, в крайнем случае, обрезать. Не забыв при этом переписку сохранить в корпоративной CRM-системе.

Если нужно в ответном письме дать ответ (ответы) на какую-то фразу (несколько фраз), то эти фразы обычно снабжают инициалами автора и угловой скобкой. Ответ пишется через пустую строку.

Ошибки в тексте

Некоторые почтовые клиенты (в частности Microsoft Outlook) умеют проверять наличие грамматических ошибок в текстах в момент ввода. Некоторые не умеют.

Если почтовый клиент не проверяет орфографию, а вы чувствуете, что с грамматикой не всё в порядке, то не поленитесь перед отправкой письма проверить текст в Word. Все ошибки не исправятся, но наиболее грубые ошибки и опечатки будут устранены.

Сергей Сизых,
ООО «Виртуальные технологии»