Функция автофильтр в Microsoft Excel: особенности использования

Автофильтр в Excel

Добрый день!

В статье хочу рассмотреть, как эффективно использовать автофильтр в Excel. Это замечательный инструмент, который умеет отбирать необходимые строки по условиям заданным пользователем. Но главным условием получения адекватных и правильных данных, это наличие правильной структуры таблицы. Правильная таблица – это таблица, которая не содержит пустых строк или столбиков, данные в столбиках однотипны (т.е. в столбике размещены данные одного формата, это либо текст, либо число, либо дата и т.д. но ни в коем случае соединение их). Для примера нам и нужна такая правильная таблица:

Получить доступ к инструменту «Фильтр» возможно 3 способами, но для начала необходимо выделить ячейку или группу ячеек таблицы, а после:

1. Нажимаем на вкладке «Данные» в группе «Сортировка и фильтр» пиктограмму «Фильтр»;

1. На вкладке «Главная» в группе «Редактирование» нажимаете кнопку «Сортировка и фильтр» и в выпадающем меню станет доступна возможность «Фильтр»;

Поскольку, по умолчанию, всегда выделяется шапка таблицы, то там же мы и увидим прикреплённые стрелочки раскрытия условий фильтра. А теперь давайте рассмотрим детально и по отдельности наложения фильтра на разнообразные форматы данных:

Отбор текста по столбцам

В случаях, когда столбец наполнен текстовыми значениями, то накладывание фильтра будет производиться следующим образом: Для примера отберем в столбце текстовых значений «Товар» всю номенклатуру позиций цемента, который был отгружен. Внимание! Регистр букв в фильтре игнорируется. Всё это можно произвести 2 способами:

Способ 1. Раскрываем меню настройки фильтра, нажимаем на пункт «Выделить всё» для снятия всех галочек и устанавливаем свою галочку, согласно заданного условия, напротив товара «Цемент». Нажимаем кнопку «ОК» и как итог производится выборка по названию товара «Цемент», но только по нему. Названия «Цемент 50» и «Цемент 60» в фильтр не попадут, несмотря на то, что относятся к одному виду продукции, но к разным маркам.

Определить то, что был наложен фильтр на таблицу возможно по нескольким визуальным признакам:

• Во-первых, стрелка меню вызова настройки фильтра преобразит внешний вид и будет, выглядит как небольшая воронка.
• Во-вторых, номера строк на линейке координат будут отсвечивать синим цветом.

При наложении фильтра есть несколько вариантов получить подсказки по его работе, подведите курсор мышки к стрелочке меню наложения фильтра и появится всплывающая подсказка о текущей настройке фильтра столбика: Также информация доступна в строке состояния о примененном фильтре. Когда необходимость фильтра отпадает, его можно отключить несколькими способами:

• Установите курсор на любую из ячеек таблицы и комбинацией клавиш Ctrl+Shift+L можете отключить фильтр;
• Раскрываете стрелочку настройки фильтра или через контекстное меню и выбираете пункт «Убрать фильтр с «Товар»» (для иного столбика название будет другим);
• С помощью команды «Очистить» в панели управление на вкладке «Главная» в разделе «Редактирование» выпадающее меню «Сортировка и фильтр» или на вкладке «Данные» в разделе «Сортировка и фильтр»;
• Нажимаете стрелочку настройки фильтра и устанавливаете галочку на пункте «(Выделить всё)».

Способ 2. Заходим в меню настройки фильтра и выбираем пункт «Текстовые фильтры» и потом пунктик «равно…» и в появившемся диалоговом окне при включенном условии «равно» пишем или выбираем из списка наш товар «Цемент» и получаем аналогичный результат. Теперь на основе работы второго способа рассмотрим более широкое и точное наложение фильтра для получения всего спектра товаров с названием «Цемент». Для этого нам нужно выбрать Текстовые фильтры» и в предложенном списке нажимаем «начинается с…». Теперь указываем в поле, что нам нужно отобрать все позиции, которые начинаются с названия «Цемент»: И получаем нужный нам результат. Также вы сможете настроить свой фильтр по столбцу «Товар» и по иных критериях, т.е. которые будут отвечать критериям: содержат или не содержат нужные значения, начинаются или заканчиваются по определённым условиям и другим параметрам. Для более гибкой и удобной работы стоит использовать разнообразные подстановочные знаки типа «*», «?». Наибольший эффект можно получить при использовании расширенного фильтра, но эта возможность описана в другой статье.

Выбор по числовым критериям

В случаях, когда столбики содержат числа, у фильтра будет совсем другой вид меню, которое мы и будем рассматривать на примере столбика «Кол-во»: Замечу, что настройка фильтра очень похожа на предыдущее описание и будет интуитивно понятно при работе с ним. На примере показана выборка по параметру «ниже среднего», так как среднее количество по таблице составляет значение 30, то фильтр произвел отбор всех числовых значений от 30 и ниже.

Наложения фильтра на столбики с датами

При использовании автофильтра на столбики с датами вы сможете увидеть еще более расширенное меню вариаций при работе с фильтрами. Рассмотрим эту возможность более детальнее на примере столбика «Дата отгрузки». Как вы уже заметили, наверное, такое огромное количество вариантов работы с фильтрами разнообразнейших значений предоставляют море вариантов для воплощений.

Но, замечу, кроме фильтра по типу значений, есть еще варианты произвести отбор нужных вам значений.

Фильтр по цвету заливки

В случаях, когда вы любите выделять значения в ячейках или сами ячейки цветом с помощью заливки или условного форматирования вы можете воспользоваться пунктом «Фильтр по цвету». Единственный минус этого фильтра это накладывания только одного типа фильтра или по цвету ячейки, или по цвету шрифта. В случаях, когда возникает необходимость наложить 2 фильтра, необходимо делать копию столбика и применять для двух столбиков разные фильтры.

Ну, вот тему применения автофильтра в Excel мы рассмотрели, хотя могу сказать, что тема эта большая. Кроме расширенного фильтра существует еще много возможностей, которые стоит описать для облегчения работы с таблицами.

Если статья вам пригодилась, не поленитесь поставить лайк и поделитесь ее в социальных сетях. В случае если есть чем дополнить ваши замечания и предложения жду в комментариях.

До новых встреч на страницах моего сайта!

Везучие живут с деньгами, невезучие — без, а негодяи — для.
Жорж Элгози

Функция автофильтр в Microsoft Excel: особенности использования

Среди многообразных функций программы Microsoft Excel особенно следует выделить функцию автофильтр. Она помогает отсеять ненужные данные, и оставить только те, в которых на данный момент нуждается пользователь. Давайте разберемся в особенностях работы и настройки автофильтра в программе Microsoft Excel.

Включение фильтра

Для работы с настройками автофильтра, прежде всего, нужно включить фильтр. Сделать это можно двумя способами. Кликните по любой ячейке таблицы, к которой вы хотите применить фильтр. Затем, находясь во вкладке «Главная», нажмите на кнопку «Сортировка и фильтр», которая размещена в блоке инструментов «Редактирование» на ленте. В открывшемся меню, выберите пункт «Фильтр».

Для включения фильтра вторым способом, перейдите во вкладку «Данные». Затем, как и в первом случае, нужно кликнуть по одной из ячеек таблицы. На завершающем этапе, нужно нажать на кнопку «Фильтр», размещенную в блоке инструментов «Сортировка и фильтр» на ленте.

При использовании любого из данных способов, функция фильтрации будет включена. Об этом будет свидетельствовать появление значков в каждой ячейке шапки таблицы, в виде квадратов с вписанными в них стрелками, направленными остриём вниз.

Использование фильтра

Для того, чтобы использовать фильтр, достаточно кликнуть по такому значку в столбце, значение которого нужно отфильтровать. После этого, открывается меню, где можно снять галочки с тех значений, которые нам нужно спрятать.

После того, как это сделано, жмем на кнопку «OK».

Как видим, в таблице исчезают все строки со значениями, с которых мы сняли галочки.

Настройка автофильтра

Для того, чтобы настроить автофильтр, находясь всё в том же меню, переходим по пункту «Текстовые фильтры» «Числовые фильтры», или «Фильтры по дате» (в зависимости от формата ячеек столбца), а дальше по надписи «Настраиваемый фильтр…».

После этого, открывается пользовательский автофильтр.

Как видим, в пользовательском автофильтре можно отфильтровать данные в столбце сразу по двум значениям. Но, если в обычном фильтре отбор значений в столбце можно производить только исключая ненужные значения, то тут можно воспользоваться целым арсеналом дополнительных параметров. С помощью пользовательского автофильтра, можно выбрать любые два значения в столбце в соответствующих полях, и к ним применить следующие параметры:

• Равно;
• Не равно;
• Больше;
• Меньше
• Больше или равно;
• Меньше или равно;
• Начинается с;
• Не начинается с;
• Заканчивается на;
• Не заканчивается на;
• Содержит;
• Не содержит.

При этом, мы можем на выбор обязательно применять сразу два значения данных в ячейках столбца одновременно, или только один из них. Выбор режима можно установить, воспользовавшись переключателем «и/или».

Например, в колонке о заработной плате зададим пользовательский автофильтр по первому значению «больше 10000», а по второму «больше или равно 12821», включив при этом режим «и».

После того, как нажмем на кнопку «OK», в таблице останутся только те строки, которые в ячейках в столбцах «Сумма заработной платы», имеют значение больше или равно 12821, так как нужно соблюдение обоих критериев.

Поставим переключатель в режим «или», и жмем на кнопку «OK».

Как видим, в этом случае, в видимые результаты попадают строки соответствующие даже одному из установленных критериев. В данную таблицу попадут все строки, значение суммы в которых больше 10000.

На примере мы выяснили, что автофильтр является удобным инструментом отбора данных от ненужной информации. С помощью настраиваемого пользовательского автофильтра, фильтрацию можно производить по гораздо большему количеству параметров, чем в стандартном режиме.

Отблагодарите автора, поделитесь статьей в социальных сетях.

Используем автофильтр в Excel

Автор: Леонид Радкевич · Опубликовано 21.12.2013 · Обновлено 29.03.2019

Фильтрация, безусловно, является одним из самых удобных и быстрых способов выделить из самого огромного списка данных, именно то, что необходимо в данный момент. В результате процесса работы фильтра пользователь получит небольшой список из необходимых данных, с которым уже можно легко и спокойно работать. Эти данные будут отобраны согласно определенному критерию, который можно настраивать самостоятельно. Естественно, что с отобранными данными можно работать, полноценно используя все другие возможности Excel 2010.

При работе с таблицами, данные можно отбирать двумя способами – использовать пользовательский автофильтр в Excel, или ориентироваться на небольшой набор базовых функций и формул. Второй вариант гораздо проще и легче, а значит именно с него мы и начнем наше знакомство с возможностями обновленного табличного процессора.

Итак, у вас есть таблица с массивом самых разных данных, которые вы получили на работе, и теперь необходимо отобрать какие-то определенные значения. К счастью можно использовать автофильтр в Excel, который и оставит на экране только ту информацию, которая необходима.

Здесь мы видим основные функции фильтрации, расположенные на вкладке «Главная». Также можно взглянуть на вкладку «Данные», где нам предложат развернутый вариант управления фильтрацией. Чтобы упорядочить данные необходимо выбрать требуемый диапазон ячеек, либо, как вариант, просто пометить верхнюю ячейку необходимого столбца. После этого необходимо нажать кнопочку «Фильтр», после чего справа в ячейке появится кнопочка с небольшой стрелочкой, указывающей вниз.

Фильтры можно спокойно «прикрепить» ко всем столбцам.

Это значительно упростит сортировку информации для будущей обработки.

Теперь рассмотрим выпадающее меню каждого фильтра (они будут одинаковы):

— сортировка по возрастающей или спадающей («от минимального к максимальному значению» или наоборот), сортировка информации по цвету (так называемая – пользовательская);

— Фильтр по цвету;

— возможность снять фильтр;

— параметры фильтрации, к которым относятся числовые фильтры, текстовые и даты (если такие значения присутствуют в таблице);

— возможность «выделить все» (если снять этот флажок, то совершенно все столбцы попросту перестанут отображаться на листе);

— «названия столбцов», где видны все используемые в таблице столбцы. Если снять флажок возле определенных наименований, тогда они также перестанут отображаться, но здесь это можно делать выборочно.

Если применить любой фильтр, то изображение кнопочки изменится и примет вид выбранного вами фильтра.

Если говорить о числовых фильтрах, то здесь программа также предлагает достаточно большое количество самых разных вариантов сортировки имеющихся значений. Это: «Больше», «Больше или равно», «Равно», «Меньше или равно», «Меньше», «Не равно», «Между указанными значениями». Активируем пункт «Первые 10» и появляется окошко

Здесь можно выбрать, сколько первых значений нас интересует (просто цифра, которую можно выбрать с помощью стрелочек, либо указать самостоятельно) и как их необходимо сортировать (Наименьших, наибольших или же вообще процент от общего количества элементов).

Если выбрать пункт «Выше (или ниже) среднего», то вашему вниманию представят те строки, значения которых будут соответствовать запросу. Высчитывание среднего арифметического происходит автоматически, на основе данных собранных со столбца.

Настраиваемый автофильтр в Excel 2010, как и было сказано, дает расширенный доступ к параметрам фильтрации. С его помощью можно задать условие (состоит из 2 выражений или «логических функций» ИЛИ / И), согласно которому будет проведен отбор данных.

Текстовые фильтры были созданы исключительно для работы с текстовыми значениями. Здесь для отбора используются такие параметры, как: «Содержит», «Не содержит», «Начинается с…», «Заканчивается на…», а также «Равно», «Не равно». Их настройка достаточно похожа на настройку любого числового фильтра.

Давайте применим одновременную фильтрацию по разным параметрам к разным столбцам нашего отчета относительно работы складов. Итак, «Наименования» пусть начинаются с «А», а вот в графе «Склад 1» укажем, чтобы результат был больше 25. Результат такого отбора представлен ниже

Фильтрацию, когда в ней более нет нужды, можно отменить любым из возможных способов – использовать комбинацию кнопок «Shift+Ctrl+L», нажать кнопочку «Фильтр» (вкладка «Главные», большая пиктограмма «Сортировка и фильтр», входящая в группу «Редактирование»). Или же просто нажать кнопочку «Фильтр» на вкладке «Данные».

Конечно, фильтрация является достаточно удобным элементом отбора данных в Excel 2010, однако порой может возникнуть потребность произвести более подробный отбор информации, который просто не предусмотрен стандартными функциями.

Допустим, сейчас нам необходимо провести фильтрацию с использованием определенного условия, которое, в свою очередь, является объединением условий для фильтрации сразу нескольких столбцов (их может быть и больше 2-ух). В этом случае возможно применение только расширенного пользовательского фильтра, в котором условия можно объединить, используя логические функции «И / ИЛИ».

Давайте рассмотрим пример, чтобы лучше представить возможности фильтра. Допустим, у нас есть таблица с поисковыми запросами в системах «Яндекс» и «Google». Нам нужно определить, какой из имеющихся запросов имеет позицию менее 10 в каждой из указанных систем. Поскольку запросов может быть очень много, необходимо выполнять ряд простых действий.

В отдельные и полностью свободные ячейки копируем названия столбцов, по которым мы собираемся осуществлять фильтрацию данных. Как было сказано выше, это будет «Видимость в Яндекс» и «Видимость в Google». Названия можно скопировать в любые стоящие рядом ячейки, но мы остановим выбора на В10 и С10.

Именно под этими ячейками будем вводить условия предстоящей фильтрации. Если необходимо (а это нам необходимо) учитывать сразу оба условия (данная логическая функция называется И), то условия фильтрации стоит расположить в одной строке. Если же необходимо учитывать только одно (функция ИЛИ), то условия необходимо расположить в разных строках.

Теперь ищем вкладку «Данные», «Сортировка и фильтр» и нажимаем небольшую пиктограмму «Дополнительно» и видим вот такое окошко

«Расширенный фильтр» позволяет выбрать один из возможных вариантов действий – фильтровать список прямо здесь или же взять полученные данные и скопировать их в другое, удобное вам, место.

В «Исходном диапазоне» необходимо указать адрес (если программа не сделает этого самостоятельно) всего диапазона ячеек, данные которых необходимо отфильтровать. Это можно сделать, либо вручную указав необходимые адреса, либо просто выделив с помощью мыши границы необходимой таблицы.

«Диапазон условий», как вы догадались, содержит адрес тех ячеек, в которых хранятся условия фильтрации и названия столбцов. Для нас это будет «В10:С12».

Если вы решили отойти от примера и выбрали функцию «скопировать результат…», то в 3-ей графе необходимо указать адрес диапазона тех ячеек, куда программе необходимо отправить данные прошедшие фильтр. Поэтому мы также выберем эту возможность и укажем «А27:С27».

Подтверждаем программу и, если все было сделано без ошибок, а заданные условия выполнимы, то мы увидим вот такой результат

Использование пользовательского автофильтра в Excel

Автофильтр в Excel позволяет быстро находить и экспонировать информацию при сложных критериях условий поиска. Во многих случаях гораздо быстрее и удобнее использовать автофильтр как альтернативу другим более сложным инструментам таких как: промежуточные итоги, расширенный фильтр, поисковые функции (ИНДЕКС, ВПР, ГПР, ПОИСКПОЗ, ПРОСМОТР и т.п.) или просто сортировка. Главное преимущество использования автофильтра – это быстрое получение сложного результата, в пару кликов мышки.

Как сделать автофильтр в Excel?

Возможности автофильтра представим на примере таблицы отчета по продажам, изображенной ниже на рисунке.

Начнем от проверки как формировалась продажа каждого товара в Магазине 1. Для этого:

1. Перейдите на любую ячейку таблицы и выберите инструмент: «ДАННЫЕ»-«Сортировка и фильтр»-«Фильтр». После чего в заголовках таблицы появятся выпадающие списки.
2. Щелкните по выпадающему списку столбца «Магазины» и выберите только значение «Магазин 1».

Появился список отфильтрованных товаров, проданных в Магазине 1.

Обратите внимание! Изменился символ на кнопке выпадающего списка на столбце которого был выполнен фильтр: с стрелки на воронку. Excel нас информирует таким способом по какому столбцу (критерию) был выполнен фильтр данных таблицы.

Если мы хотим отменить действия автофильтра и вернуть таблицу в первоначальный вид, тогда снова щелкните по выпадающему списку (с воронкой) и выберите опцию «(Выделить все)». Но если к таблице было применено фильтрование по нескольким столбцам, тогда удобнее будет воспользоваться инструментом: «ДАННЫЕ»-«Сортировка и фильтр»-«Очистить».

Примечание. Чтобы отменить автофильтры листа Excel следует повторно нажать на кнопку инструмента: «ДАННЫЕ»-«Сортировка и фильтр»-«Фильтр».

Расширенные возможности пользовательского автофильтра

Допустим нас интересует 10 продаж с наибольшими ценами. Быстрее всего можно реализовать данную задачу с помощью специальной опции автофильтра. Из выпадающего списка на столбце «Цена» выберите опцию: «Числовые фильтры»-«Первые 10». Данная функция автофильтра позволяет находить в этой таблице первые десять товаров с наибольшими ценами или 10 товаров (при необходимости и больше, например, 12) с наибольшей или наименьшей суммой продаж и т.п. Как видно из названия группы опции «Числовые фильтры» ее можно применять только к числовым значениям в столбцах таблицы, а также к датам (ведь дата в Excel – это число).

Допустим мы визуально анализируем отчет по продажам товаров на несколько сотен позиций и наименований, которые повторяются в смешанном порядке. Нас интересуют в первую очередь: какие товары из магазина №5 попали в ТОП-7 самых продаваемых? Если мы отсортируем все товары по наименованию, а потом будем суммировать количество проданных товаров по отдельности, то это займет много времени. Вместо суммирования групп позиций по отдельности можно воспользоваться промежуточными итогами или автофильтром. В несколько кликов мышки мы скроем ненужную информацию и оставим только необходимые данные содержащие соответственные итоговые значения. Для этого:

1. Сначала удалите критерий фильтрования из предыдущего примера: «ДАННЫЕ»-«Сортировка и фильтр»-«Очистить».
2. Из выпадающего списка на столбце «Магазин» отметьте галочкой только опцию: «Магазин 5».
3. Из выпадающего списка на столбце «Сумма» выберите опцию: «Числовые фильтры»-«Первые 10».
4. В появившемся окне «Наложения условия по списку» установите следующие параметры: наибольших; 7; элементов списка. И нажмите ОК.

В результате мы получили список из ТОП-7 самых продаваемых товаров в Магазине №5.

Примеры как использовать пользовательский автофильтр в Excel

Если мы хотим использовать автофильтр для более сложных условий фильтрования данных, чем те, которые доступны сразу при раскрытии выпадающих списков, тогда можно воспользоваться опцией «Числовые фильтры» или «Текстовые фильтры» (в зависимости от типа значений в столбце). Данная опция позволяет фильтровать:

• значения в определенных границах (например, от 1000 до 1500);
• значения: больше, меньше или равно от определенного числа;
• названия с определенным началом, концом или содержащие любой текст.

Текстовые и числовые фильтры

Для начала попробуем отфильтровать все названия продуктов, которые начинаются с буквы П. Чтобы получить такой результат:

1. Раскройте выпадающий список автофильтра в заголовке столбца «Товар» и выберите опцию: «Текстовые фильтры»-«Настраиваемый фильтр».
2. В появившемся диалогом окне «Пользовательский автофильтр» выберите из первого выпадающего списка в разделе «Товар» – опцию «начинается с».
3. В поле ввода напротив введите значение «П» и нажмите на кнопку ОК.

Теперь попробуем найти названия товаров, которые содержат буквы «ж» или «ш». Чтобы отфильтровать по данному критерию, следует:

1. Снова раскройте выпадающий список автофильтра в столбце «Товар» используйет опцию: «Текстовые фильтры»-«Настраиваемый фильтр».
2. В появившемся окне на этот раз используйте значение «содержит» из первого выпадающего списка, а в поле напротив введите в качестве значения букву «ж».
3. Под первым выпадающим списком переключите точку на пункт «ИЛИ».
4. В выпадающем списке под пунктами «И/ИЛИ» так же укажите значение «содержит», а в поле напротив введите букву «ш». И нажмите ОК.

В таблице остались только названия продуктов, которые содержат буквы «ж» или «ш».

Теперь с помощью пользовательского автофильтра выберем из отчета определенный промежуток времени между датами продаж:

1. Удалите все критерии автофильтра из предыдущих примеров. Для этого используйте инструмент: «ДАННЫЕ»-«Сортировка и фильтр»-«Очистить».
2. Раскройте выпадающий список автофильтра в столбце «Дата» и воспользуйтесь опцией: «Фильтры по дате»-«Настраиваемый фильтр».
3. В появившемся окне «Пользовательский автофильтр» выберите из первого выпадающего списка в разделе «Дата» – опцию «после или равно», а напротив укажите дату «21.07.2017».
4. Ниже из второго выпадающего списка укажите на опцию «до или равно», а напротив укажите дату «23.07.2017». И нажмите ОК.

В результате мы выбрали продажи в период с 21-го по 23-е число Июля месяца.