Уменьшение размера файла в Microsoft Excel

Уменьшение размера файла рисунка в Microsoft Office

Вы можете уменьшить размер файлов и сэкономить пространство на диске с помощью сжатия рисунков в документе. Параметры сжатия уменьшают размер файла и размеры рисунка в зависимости от того, как вы планируете использовать изображение, например просматривать на экране или в сообщении электронной почты. Сжать можно все рисунки в файле или только специально выделенные.

Эти возможности недоступны в Office в Интернете, а только в классической версии набора приложений Office.

Вы можете отправлять файлы без ограничений, в том числе изображения высокого качества, сохранив их в облаке, а затем предоставив к ним общий доступ в OneDrive.

Сжатие отдельных изображений

Если вы не хотите использовать для получения приемлемой версии каждого отдельного пиксель изображения, вы можете сжать рисунки, чтобы уменьшить размер файла.

Открыв файл в приложении Microsoft Office, выберите один или несколько рисунков для сжатия.

В разделе Работа с рисунками на вкладке Формат в группе Изменение нажмите кнопку Сжать рисунки.

Если вкладки Работа с рисунками и Формат не отображаются, убедитесь, что рисунок выделен. Дважды щелкните рисунок, чтобы выделить его и открыть вкладку Формат.

В зависимости от размера экрана в группе Изменение могут отображаться только значки. В этом случае кнопка Сжать рисунки отображается без подписи.

Чтобы выполнить сжатие только для выбранных, а не для всех рисунков в документе, установите флажок Применить только к этому рисунку.

Снятие флажка Применить только к этому рисунку перекроет любые изменения, внесенные для других отдельных рисунков в этом документе.

В разделе Разрешение выберите нужный вариант и нажмите кнопку ОК.

По умолчанию в Office используется разрешение рисунка 220 ppi. Вы можете изменить разрешение рисунка по умолчанию или выключить Сжатие рисунков.

Сжатие применяется после закрытия этого диалогового окна. Если вас не устраивают результаты, вы можете отменить изменения.

Сжатие рисунков может привести к тому, что изображение будет выглядеть иначе из-за потери данных. Из-за этого вы должны сжать изображение и сохранить файл, прежде чем применять художественный эффект.

Щелкните заголовки ниже, чтобы получить дополнительные сведения.

Важно: Этот параметр применяется только к рисункам в текущем документе или в документе, выбранном из списка рядом с разделом Размер и качество изображения. Чтобы использовать его для всех новых документов, нужно выбрать другое значение в раскрывающемся списке.

Обратите внимание на то, что эта функция недоступна в Microsoft Project 2013 или Office 2007.

Откройте вкладку Файл.

Нажмите кнопку Параметры и выберите пункт Дополнительно.

В разделе Размер и качество изображения в раскрывающемся списке укажите, применить ли изменения к определенному документу, или применять их ко всем создаваемым документам.

Выберите разрешение, которое вы хотите использовать по умолчанию, и нажмите кнопку ОК.

Любые сведения об изменениях, внесенных в изображение, сохраняются в файле. Вы можете уменьшить размер файла, удалив данные для редактирования, но если вы хотите отменить изменения, вам нужно будет повторно вставить рисунок.

Примечание: Эта функция недоступна в Microsoft Project 2013 или Microsoft Project 2016.

Откройте вкладку Файл.

Нажмите кнопку Параметры и выберите пункт Дополнительно.

В разделе Размер и качество изображения выберите документ, из которого необходимо удалить данные о редактировании рисунка.

В разделе Размер и качество изображения установите флажок Отменить данные редактирования.

Примечание: Этот параметр применяется только к рисункам в текущем документе или в документе, выбранном из списка рядом с разделом Размер и качество изображения.

См. также

Обратная связь

Эта статья была обновлена с помощью Бен на 8/17/2019 в результате ваших замечаний. Если вы нашли ее полезными и, особенно, если вам не понравится, воспользуйтесь элементами управления отзывом, чтобы не отконструктиве идеи о том, как это можно сделать лучше.

Сжатие отдельных изображений

Чтобы сжать все рисунки в документе, на ленте выберите файл > Сжатие рисунков (или файл > уменьшить размер файла).

Чтобы сжать только выделенные изображения, щелкните их, удерживая нажатой клавишу SHIFT, а затем выберите команду Сжать рисунки на вкладке Формат рисунка .

В поле со списком качество рисунка выберите нужный вариант. Наилучшее разрешение указывается в списке в первую очередь, а минимальное разрешение — в списке последним.

Совет: Если вы обрезали какие-то из рисунков, то размер файла можно дополнительно уменьшить, установив флажок Удалить обрезанные области рисунков.

Выберите выделенным рисункам или всем рисункам в этом файле.

Примечание: Если вы используете меню ” файл” для выбора всех рисунков на этапе 1, эти параметры будут недоступны. Сжатие будет применено ко всем рисункам в документе.

Примечание: Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Была ли информация полезной? Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

Как уменьшить размер файла Excel?

XLS таблицы могут весить несколько десятков мегабайт. Если для жесткого диска или даже самой небольшой флешки это не критично, то для скорости обработки самого файла – ощутимо. Более громоздкие файлы открываются медленнее, работать в них сложнее.

Предлагаем инструкцию, как можно уменьшить размер Excel-файла и ускорить работу с таблицами.

Уменьшить рабочую зону

Часто рабочая зона xls-файла не соответствует реальной. При открытии программа обрабатывает кучу пустых ячеек, которые не нужны для работы. Соответственно увеличивается и размер файла, и скорость работы в нем.

Откройте таблицу и нажмите клавиши Ctrl+End. Программа переместит вас на крайнюю строку, которую она считает рабочей. Сравните, где реально заканчивается ваша таблица и номер крайней ячейки.

Например, у вас таблица реально заканчивалась на 667 строке, а после нажатия клавиш Ctrl+End нас переместили на 1971 строку. Выходит, что 1304 строки нам не нужны, но программа считает их рабочими – и обрабатывает при открытии.

Нам нужно удалить лишние строки и ячейки. Кликаем на первую пустую ячейку под таблицей, нажимаем комбинацию клавиш Ctrl+Shift и стрелку вниз. Так выделятся все пустые строки. Забавно, что у нас выделилось более 60 тысяч строк, а не до 1971.

Кликаем правой кнопкой мышки на выделенную область и нажимаем «Удалить». Пользуйтесь только таким способом удаления, не нажимайте клавишу Del. Потому что с клавишей Delete удаляется только содержимое таблицы, но не сама таблица.

После этого появится сообщение, где мы выбираем «Строку» и нажимаем ОК.

Размер файла должен уменьшиться, и время на его обработку тоже сократится.

Лишнее форматирование

Сделайте таблицу с минимальным форматированием. Если специфика работы не требует выделения ячеек другим цветом и другой наглядности, откажитесь от этого. Даже выделение текста жирным шрифтом или курсивом – уже на несколько десятых килобайт утяжеляет таблицу.

То же касается, если таблица с картинками. Удалите лишние изображения.

Сжатие изображений

Но если все-таки нельзя удалить картинку или фото из документа, ее можно сжать. Выделяем изображение и кликаем на вкладку «Формат». Здесь нам нужно выбрать пункт «Сжать рисунки».

Выставляем настройки так, как показано на скриншоте, и нажимаем «ОК».

Качество изображение почти не изменилось, но его размер сократился. Так можно проделать и с другими картинками в таблице.

Удаление ссылок

Внутренние и внешние ссылки таблицы утяжеляют файл. Избавьтесь по возможности от них. Но делать это нужно осторожно: если ссылки в таблице динамические и будут изменяться со временем, удалять такое содержимое нельзя. Если же таблица содержит статические данные, которые не будут изменяться, удалите ссылки (замените их на статические).

Выделяем область ссылок. Копируем их клавишами Ctrl+C, а затем кликаем правой кнопкой мышки по выделенной области. Выбираем в параметрах вставках пункт «Значение» (обозначено на скриншоте).

Сохраняем файл в другом формате

Формат XLS – несколько устаревший, потому что сейчас новые версии Excel используют сжатый формат XLSX (по аналогии с вордом – docx). Чтобы сохранить файл в другом формате, кликните вверху таблицы контекстное меню «Файл» и нажмите «Сохранить как».

Сохраните файл на компьютер, выбрав тип файла «Книга Excel». Таблица сохранится в новом расширении xlsx и будет весить меньше. Для сравнения: наш файл xls весил чуть больше 200 Кб, а новый xlsx более чем в два раза меньше – 78 Кб.

Сжатие файлов онлайн

Можно воспользоваться онлайн-сервисами, которые предлагают сжать эксель файл. Один из таких – Wecompress (https://www.wecompress.com/ru/). Заходим на главную страницу и выбираем файл, нажав на плюсик.

Дождитесь окончания сжатия. Чем больше размер файла, тем дольше это займет времени.

В нашем случае сервис вообще не нашел элементов, которые можно сжать, о чем мы увидели сообщение.

Попробуем взять таблицу с изображением, чтобы посмотреть, как качественно работает сервис.

Мы загрузили файл размером 856 Кб, а вышло в итоге 356 Кб. Сервис быстро удалил ровно 500 Кб лишнего объема.

Кстати, можно установить расширение Wecompress для браузера Google Chrome.

Итоги

Итак, сжать таблицу Excel можно с помощью 6 способов:

• удалить лишнее форматирование;
• удалить пустые строки и ячейки;
• убрать ссылки или сделать их статичными;
• сжать изображения внутри таблицы;
• изменить разрешение файла на xlsx;
• воспользоваться онлайн-сервисом и сжать файл.

Воспользуйтесь одним из способов, чтобы уменьшить объем excel файла и ускорить работу с таблицами.

Читайте еще много полезных статей о программе Excel:

Как уменьшить объем Excel файла размер

Оптимизация размера книги Excel должна проводиться сразу по нескольким параметрам. Это поможет не только ускорить процесс уменьшения размера файла, но и избавиться от возможных ошибок или некорректной работе исполняемого файла.

Первым, что нужно сделать, это уменьшить диапазон рабочей области. Так как при открытии книги программа автоматически просчитывает все возможные ячейки файла, пользователю необходимо убрать все возможные пустые ячейки вне рабочей области.

Перейдем во вкладку «Файл» – «Сведения» и посмотрим сколько весит данный файл с небольшой таблицей – 56,5 Кб.

Чтобы увидеть, какая ячейка является конечной в рабочей области книги, необходимо выбрать любую ячейку и нажать на комбинацию клавиш «Ctrl+End». Данное сочетание позволит перейти к конечной ячейки страницы.

В данном случае мы видим, что несмотря на шесть строк, занимаемые нашей таблицей, программа каждый раз просчитывает еще 913383 лишних пустых строк.

Чтобы удалить все лишние строки после нашей таблицы, необходимо выделить следующую пустую строку после нее и нажать на «Ctrl+Shift+стрелочку вниз». Данное сочетание позволит выделить все строки, которые идут после выбранной.

Далее их можно просто удалить путем вызова контекстного меню и выбора пункта «Удалить».

Чтобы проверить, где заканчивается рабочая область после проделанной процедуры, можно вновь нажать на «Ctrl+End». Программа выделит последнюю ячейку данной таблицы.

Перейдя во вкладку «Файл» – «Сведения» можно заметить, что размер файла уменьшился практически в 2 раза и теперь весит 32,5 Кб.

Пустые ячейки, которые имеют форматирование, также и имеют дополнительный лишний вес.

Избавиться от форматирования строк и столбцов, которые не входят в рабочую область можно путем их выделения уже ранее известным способом и перейдя во вкладку «Главная» выбрать функцию «Редактирование» – «Очистить форматы».

Еще одним доступным способом для существенного уменьшения размера Excel файла является изменение его формата. В настоящее время формат книг для файлов Excel – «.xlsx». Этот формат имеет на порядок меньший размер от ранее использованного «.xls» в первую очередь потому, что является сжатым архивом.

Использование нового формата расширения позволяет не только уменьшить весь самой книги, но и ускорить работу с ней.
Чтобы изменить формат вашего файла необходимо открыть меню «Файл».

Перед изменением расширения для наглядности можем увидеть, что размер текущего файла со старым форматом составляет 40 Кб.

Теперь сохраним наш файл с тем же названием, но изменим его расширение на «*xlsx».

После можем снова перейти во вкладку «Файл» – «Сведения» и увидеть, что размер файла с новым форматом составляет всего 13,5 Кб.

Почему тормозит Excel? Как уменьшить размер файла Excel? Решения проблемы.

Всем привет!

Сегодня расскажу о проблемах самого популярного табличного офисного редактора Microsoft Excel, и как с этим бороться…

Бывает так, что файл книги Microsoft Excel содержащий несколько листов по 1000 строк, с простыми формулами и без связанных таблиц начинает весить непомерно много — 100 или даже 200 мегабайт, при этом открывается файл очень долго, иногда бывает даже сохраняться отказывается. Что делать в этом случае? Давайте разбираться.

Большой размер файла Micosoft Excel причина зависаний и торможений.

В этой статье я хочу предложить несколько вариантов борьбы с «тяжелыми» файлами Microsoft Excel, которыми пользуюсь сам. Так же, в комментариях с удовольствием почитаю ваши варианты борьбы с тормозами и оптимизацией размера .xls и .xlsx файлов.

Первое. Пустые ячейки с данными.

Такая ситуация может возникнуть в следствии копирования. Это так же может произойти, если данные в документ excel вставляются листами или столбцами/строками из файлов, созданных в ИНФИН, 1С, SAP и других подобных ERP-системах. Объясняется это тем, что они генерируют в файл «пустые» ячейки (забитые пробелами) и объекты типа Надпись. Со временем файл становится очень объемным, так как забивается этими невидимыми глазу данными.
Для автоматического удаления этих пустых ячеек есть отличный макрос, который вычистит все пустые ячейки автоматически, после чего торможение при работе с файлом, а так же его размер сильно сократится:

Отработав, через какое-то время он очистит пустые ячейки, после чего можно сохранить документ и, как говориться, почувствовать разницу!

Второе. Очищаем неиспользуемый диапазон листа.

Если в вашей книге Excel есть таблица с данными, допустим 10 на 10, но это не значит что остальные ячейки листа пустые (особенно часто это происходит при копировании данных). Проверить это просто – нажмите на клавиатуре сочетание клавиш Ctrl+End и посмотрите куда переместится активная ячейка. Если она прыгнет на фактическую последнюю ячейку с данными на листе – отлично. А если вдруг ускачет сильно правее и/или ниже «в пустоту» – дело плохо: все эти ненужные пустые ячейки Excel тоже запоминает внутри файла.
Поправить ситуацию достаточно просто, для этого нужно:

1. 1. Выделяем первую пустую строку под вашей таблицей;
   2. Нажимаем сочетание клавиш Ctrl+Shift+стрелка вниз (после этого должны выделится все пустые строки до конца листа в книге);

   Поиск пустых строк в Microsoft Excel. Нашлось более 65000 пустых строк на листе.

2. Удалите их, через меню ленты: Главная – Удалить – Удалить строки с листа (или горячей клавишей Ctrl+знак минус);
3. Те же операции по удалению проделываем и со столбцами.
4. Если ваша книга Excel содержит один лист, то пропускаем этот пункт и переходим к пункту 6, если у вас в книге много листов, то вышеприведенные операции нужно повторить на каждом листе, при этом, при нажатии комбинации клавиш Ctrl+End активная ячейка перемещается не на последнюю ячейку с заполненными данными, а в пустую ячейку, которая может быть ниже или правее.
5. Сохраняем наш очищенный xlsx-файл. Теперь самое время проверить размер файла:

   Наш 111-мегабайтный файл Excel после очистки от пустых строк превратился в 1,23 Мб.

Как видите, достаточно несложные манипуляции могут помочь оптимизировать файлы Microsoft Excel, главное найти правильный подход.

Третье. Пересохраняем файл.

Бывает и так, что скрипт приведенный выше не панацея, и после того как он отработал размер файла не уменьшился. Переходим к варианту 2: попробуйте сохранить файл в бинарном формате Excel. Смотрите, что получилось у меня, на примере все того же 111-мегабайтного файла:

Сохраняем файл в бинарный формат .xlsb.

После сохранения наш файл сильно похудел и уменьшился в размере, при том что мы не проводили никаких дополнительных чисток:

«Похудевший» 111-мегабайтный файл Excel после сохранения в бинарный формат .xlsb.

Как видно из скриншота, наш файл стал занимать объем в почти в 22 раза меньший, просто при смене формата с .xlsx в xlsb. Открываться он стал быстрей, при этом мы не потеряли функционал файла, формулы, стили и оформление — все это сталось на месте.

Послесловие

Про Формат файла. Еще раз. Со всей внимательностью отнеситесь к формату файла. Если у вашего Excel-документа формат файла .xls, не поленитесь пересохранить его в новый формат .xlsx. И сейчас я кратко объясню почему это необходимо сделать:

Дело в том, что формат *.xls давно и безвозвратно устарел, Microsoft перетягивает поддержку этого формата от версии к версии лишь для устранения проблем совместимости со старыми документами.

Начиная с версии Excel 2007 компания-разработчик Microsoft ввела новые, современные форматы файлов.

Формат .xlsx — это структурированный, по сути заархивированный xml-файл, который при том же объеме данных способен быть в среднем 6 раз меньше устаревшего .xls.

Формат .xlsm используется для макросов.

Формат .xlsb — бинарный формат, который в 2 раза более компактен но уже по сравнению с .xlsx.

Если на работе или дома вы увидели, что коллеги или родные работают со старым форматом Excel-документов порекомендуйте им пересохранить их в новый, современный формат. Старый – это архаизм.

Заключение

На данный момент я рассказал вам о 3-х вариантах оптимизации и очистки .xls и .xlsx файлов от мусора, который увеличивает объем документа и приводит к торможению. Какой метод лучше и каким пользоваться? — В итоге решать вам.

Подписывайтесь на обновления! Всем удачи и добра!